Kevés bosszantóbb dolog van egy munkafolyamatban, mint amikor hosszú percekig tartó keresgéléssel telik el az idő, és az információ, amire szükségünk van, egy nagy papírkupac közepén hever. Ideális esetben a szükséges adatok szépen letisztázva egyből eljutnak a kezelőig, aki már rögtön tud velük dolgozni, és hatékonyan, gyorsan tudja továbbpasszolni a munkát a következő állomásig.

A digitalizáció, mint ahogy azt a Canon Hungaria Development menedzsere, Pataki Tamás a Trend FM-nek korábban elmondta, a legtöbb vállalkozásnál töredékére csökkentette a papíralapon tárolt adatok mennyiségét. Ugyanakkor a munkafolyamatok optimalizálása érdekében legalább ugyanennyire fontos a megfelelő dokumentummenedzselés.

 

És hogy ez mit jelent? „A cél, hogy akármennyire is hosszú a jóváhagyási folyamat, a különböző iratok úgy legyenek rendszerezve, hogy az operátornak minden a keze alá legyen téve. Ezt a feladatot egy dokumentummenedzsment szoftvernek kell biztosítania” – mondta Pataki Tamás. Természetesen léteznek jóval egyszerűbb és rövidebb folyamatok, mint például egy napi postaiktatás, de vannak több lépcsős rendszerek, mint például egy számlaérkeztetés, ahol 5-7 aláíró szintet kell kiszolgálni.

A vállalkozások a digitalizációtól azt várják, hogy időt és munkaerőt spóroljanak meg, a hatékonyság a versenyképességüket segíti. A dokumentumkezelés folyamatainak elektronikus formája azonban nemcsak ezért hasznos. Egy váratlan esemény, például tűzvész esetén az adatok nem válnak a lángok martalékává a dokumentumokkal, hanem az elektronikus tárolásnak köszönhetően előhívhatók a felhőből.

Ha megismerné azokat az új eszközöket, amelyek egyszerűsítik a digitalizálást és gyorsabbá is tehetik a munkafolyamatokat, akkor látogasson el a Canon Hungária tematikus napjára október 21-én. A program 12.00 órakor kezdődik, a digitalizáláshoz vezető úton Pataki Tamás, a Canon Hungaria üzletfejlesztési vezetője kalauzolja a vendégeket. Könnyű ebéddel és sok információval, ötlettel várjuk Önöket. A rendezvényen a részvétel ingyenes, a jelentkezés részleteit itt találja meg.

A pontos cím: Graphisoft Park, HX épület (1031 Budapest, Záhony utca 7.) Behajtás a Gázgyár utca 2. sorompónál. A parkolás ingyenesen biztosított az épület mélygarázsában.