Optimizmusra ad okot, hogy a legnagyobb tech cégek már aktívan foglalkoznak az irodába valóvisszatéréssel, nem is akárhogyan! Jelentős húzó hatással lesz ez a hazai cégek körében is, hiszen a hazai nagy vállalatok zöme nemzetközi háttérrel rendelkezik.
Az irodapiac bérlői oldalán jelentős súllyal bíró nagyvállalatok döntéshozói ezekben a hetekben világszerte kettőzött energiával készülnek arra, hogy fokozatosan átálljanak a járvány utáni újnormákra. A Google a tervezettnél korábban, már áprilisban megnyitja irodáit, és soha nem látott csúcsirodákkal csábítja vissza az alkalmazottait. A hosszútávú célok pedig egyértelműen kirajzolódnak abból, hogy a Google a járvány utáni időkre jelentős irodafejlesztéssel készül.
A Facebook sem marad le, ott májusra tervezik az irodák újra nyitást, a Microsoft pedig már áprilisvégétől megadja a lehetőséget a dolgozóinak az irodai munkavégzésre.A visszatérés tervezésekor kulcsfontosságúnak tartják a vezetők, hogy megtalálják az egyensúlyt a munkaszervezésben, eleget tegyenek a munkavállalók igényeinek és megfelelő körülményeket hozzanak létre a cég folyamatos működése érdekében.
„A járvány egy éve alatt Magyarországon is egyértelmű lett, hogy adott feladatokat jól elvégeznek a dolgozók otthon is. Az online megbeszélések is lehetnek hatékonyak, de egyre többen mondják, hogy a személyes találkozók nem pótolhatók, az elfásult, elfáradt emberek nagy hányada nem tudja elképzelni, hogy hosszú ideig csak otthonról dolgozzon” – érzékeltette a helyzetet Kalaus Valter, a VLK Cresa ügyvezetője.
A bérlői és bérbeadói oldal viselkedésének változásait is közelről érzékelő tanácsadó cég szerint vissza kell csalogatni a munkatársakat az irodába. Kezdetben például azzal, hogy a vezetők szorgalmazzák 4-6-fős megbeszélések megtartását, így a dolgozók úgymond megint megszokhatják egymást. Mivel jön a jó idő, később a 20-30 fős megbeszéléseket már az irodaház belső kertjében vagy a teraszon is megrendezhetik. Ezt is élményszerűvé lehet tenni azzal, ha van egy kis kényeztető elem, például szendvicsek, üdítők.
Jó ötlet lehet, ha az irodabelső átalakítása előtt bevonják a munkatársakat is a döntések előkészítésébe, ezzel fokozható a kötődésük a céghez és egymáshoz is. Régebbi kommunikációs eszközök (szóbeli tájékoztatás, fizikai mozgásokat is igénylő játékosabb feladatmegoldás, testbeszéd megfejtése) bevetése szintén hatásos lehet, így elkerülhető, hogy csak a virtuálistérben érintkezzenek az alkalmazottak.
„Kényelem, funkcionalitás, hatékonyság és biztonság. Ezek a legfontosabbak az új irodai terek kialakításakor. Akár új bútorokat is lehet vásárolni és feltétlenül növelni kell a személyes munkavégzéshez szükséges teret, hogy tartható legyen a biztonságos távolság. Nem kizárt, hogy a közös helyiségek, terek akár 30-40 százalékkal is több helyet igényelnek, így várható, hogy az összes területigény nemhogy csökken, de bizonyos esetekben még növekedhet is.” – mutatott rá a szakember.
A munkavállalók természetes módon igénylik a személyes biztonságot, ez a napnál világosabb.Nem tudhatjuk, hogy a velünk egy térben dolgozó kollégák közül ki kivel érintkezett, milyenkörnyezetben mozgott. Az irodában külső személyek is megjelenhetnek, velük kapcsolatban is sokl ehet a bizonytalanság, ezért tehát a járványügyi előírások betartása fokozott igény a dolgozói oldalról, amit messzemenőkig figyelembe kell venni, ez nem is kérdéses – fejtette ki a cégvezető.
Külön utalt arra, hogy a mentorálás, a csapatépítés és a kooperációs feladatmegoldások szintén hozzá tartoznak az irodai mindennapokhoz, amivel egy jól működő közösségé képes válni egy csoport a munkahelyen. A cégek életének meghatározó elemei, amit nem lehet az online térben elvégezni. Az irodai jóllétnek ezek a korábbiaknál is fontosabb tartozékai.Tanácsadóként kiemelte, hogy a bérlő vállalat igényeinek a felmérése manapság sokkal fontosabb mint valaha. Ugyanis csak így tudják a lehető leginkább testre szabni az irodai működés feltételeit. Nem mellesleg pedig az adott költségkereten belül tartani egy-egy irodabelső átalakítását, amennyiben ez szükséges.
Egyes hazai irodaházak üzemeltetői közös online chat felületet hoztak létre, ahol a bérlő cégek dolgozói egymással is kommunikálhatnak. Ezen felül az üzemeltetőnek is jelezhetik az üzemelés hibáit vagy javasolhatnak részmegoldásokat, például a garázshasználat könnyítésére és ésszerűsítésére. Ez már bevált módszer, de nem széleskörűen elterjedt a bérlő vállalkozások között.
Kalaus Valter erről szólva megjegyezte, hogy a közösségépítés ugyan jelen van már egyes irodaházaknál, de nem lehet az a cél, hogy csak így érintkezzenek az emberek. Szerinte itt is a helyes arány megtalálása lehet a célravezető.
„A különféle digitális eszközök, munkaszervezési módszerek, a felhő, az adatközpontok használata, az érintésmentes technológiák, az okos épületek csak az egyik oldal, ami kétségkívül felgyorsít folyamatokat, egyszerűbbé teszi egy cég működését vagy egy épület üzemeltetését.Ám egyúttal személytelenné is tesz minket. A társas kapcsolatok felértékelődtek, akárcsak az irodában eltöltött idő. Ezért szükséges, hogy az új környezet és céges működés segítségével boldogabbak legyenek a dolgozók, ez egyúttal a cég hatékonyságára is jótékony hatással lesz” –vélte az ügyvezető.