A Nemzetgazdasági Minisztérium (NGM) 2017. június végén tette közzé a „számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI. 30.) NGM-rendelet módosításáról" szóló tervezetét.
A számlázóprogramok szoftverfejlesztőinek szóló technikai specifikáció 2018. január közepétől érthető el. „Uniós elvárás, hogyha valamilyen műszaki tartalmat érintő kötelezettséget vezetnek be a tagországok, akkor ezt notifikációs eljárásra Brüsszelbe is el kell küldeniük. Az NGM rendelete a három hónapos uniós notifikációs eljárást követően kerülhet kihirdetésre, ami április végére várható" – mondta a Grant Thornton Consulting Kft. február végén tartott szakmai konferenciáján Sike Olga, a Nemzeti Adó- és Vámhivatal főosztályvezető-helyettese.
Július 1-jétől a belföldön nyilvántartásba vett adóalanyoknak, valamint az evaalanyoknak elektronikusan kell adatot szolgáltatniuk azokról a számlákról, amelyeket egy másik, belföldön regisztrált adóalany részére bocsátottak ki, és amelyek áfatartalma eléri vagy meghaladja a 100 ezer forintot. A kötelezettség a külföldön letelepedett, de belföldön regisztrált adóalanyokra is vonatkozik.
Az online adatszolgáltatás a számlázóprogrammal előállított számlákra és a nyomtatványon kiállított „kézi" számlákra vonatkozik. Az online pénztárgépek által készített számlákat nem érinti a szabályozás, mivel ezekről a készülékekről automatikusan, mobilkapcsolaton keresztül érkeznek az adatok a NAV szerverére.
Valós idejű küldés vs. 5 napos határidő
A számlázóprogramokkal szembeni követelmény a valós idejű adatszolgáltatás, amely a számla kiállítását (lezárását) követően azonnal, emberi beavatkozás nélkül, gép-gép kapcsolat útján, interneten keresztül, automatikusan valósul meg. Az adatszolgáltatás teljesítéséhez szükséges XSD séma az adóhivatal honlapján fog megjelenni.
Sike Olga hozzátette: a módosító és érvénytelenítő számlákról is adatot kell szolgáltatni, ha az eredeti számla áfatartalma elérte az összeghatárt. Ha az eredeti számlán az áfatartalom kevesebb volt, mint 100 ezer forint, de a módosítás eredményeként elérte ezt az összeget, akkor szintén szükséges a módosító számla esetében is az adatszolgáltatás. A 100 ezer forintnál kisebb áfatartalmú számlákról is lehet adatot szolgáltatni, de ez csak egy lehetőség, amely a törvény alapján akkor él, ha a vevő egy másik belföldi nyilvántartásba vett áfaalany.
„Bár nem jogszabályi kötelezettség, de az adóhivatallal szemben elvárás, hogy ingyenes online számlázórendszert bocsássunk az adózók rendelkezésére. Ez egy minimális funkciókkal rendelkező program, amely azoknak segíthet, akiknek eddig nem volt számlázóprogramjuk, és ritkán, kisebb adótartalommal számláznak" – fejtette ki a főosztályvezető-helyettes.
A nyomdai úton előállított számlák esetében az értékhatártól függ az elektronikus adatküldésre rendelkezésre álló idő. Ha a számla áfatartalma 100 ezer és 500 ezer forint között van, akkor a NAV online felületére a kibocsátást követően 5 naptári napon belül kell manuálisan feltölteni az adatokat. Ha az áfatartalom eléri vagy meghaladja az 500 ezer forintot, akkor viszont már a kibocsátást követő napon teljesíteni kell az adatszolgáltatási kötelezettséget.
Marad az adatexport funkció
A számlázóprogramoknak a 23/2014 (VI.30) NGM-rendelet alapján már 2016 januárjától rendelkezniük kell „Adóhatósági Ellenőrzési Adatszolgáltatás" funkcióval, amellyel adatexport végezhető. Az online számlaadat-szolgáltatás XSD sémája is képes lesz adatexportra, tehát júliustól ez is használható a revíziók során az ellenőrök által kért adatok külön adathordozóra történő mentésére. Ugyanakkor fordítva nem működik a folyamat: az adatexport funkciót nem lehet a júliustól előírt elektronikus adatszolgáltatásra használni.
Ügyfélkapun keresztül igényelhető a technikai azonosító
Az előadáson szó volt arról is, hogy ügyfélkapus hozzáférés birtokában az adatszolgáltatás teljesítéséhez szükséges az adózó, az adózó törvényes képviselőjének vagy állandó meghatalmazottjának az egyszeri regisztrációja az Online Számla felületén. A regisztráció elején biztonsági okok miatt a program újra rá fog kérdez a személyes adatokra. Azt is fontos tudni, hogy pontosan a személyi igazolványban szereplő adatokat kell beírni, mert bármilyen ékezet vagy szóköz eltérése esetén hibát jelez a regisztrációs felület.
Az igényelt technikai azonosítót be kell építeni a cég által használt számlázóprogramba, hiszen ez alapján tudják azonosítani, hogy kihez tartozik az adott számla. Opcionálisan több azonosítót is igényelhet egy cég – például számlahelyenként, de az előírás az, hogy legalább egy azonosítóval rendelkezzenek. Ha több helyen történik a számla kiállítása, akkor mindegyik helyen használható ugyanaz a kód.
Érdemes újragondolni az adminisztrációs folyamatokat
„A megbízónak kell regisztrálnia magát, és a technikai felhasználói azonosítót igényelnie. Ez akkor is így van, ha önszámlázás esetén a megbízott a vevő. A gyakorlati kérdések között szokott szerepelni, hogy mi történik, ha a vevőnek például 300 megbízója van. Ekkor értelemszerűen 300 technikai azonosítóval kell rendelkeznie. Megjegyzem, ilyen esetben eddig is megbízónkénti eltérő sorszámtartományból kellett a számlákat kibocsátani" – hangzott el az előadáson.
„Az áfaalanyoknak érdemes átgondolniuk az adminisztrációt folyamatában. Egyrészt azt nézzék meg, hogy hová telepítik a számlalezárást. Másrészt célszerű azt is átgondolni, hogy milyen ellenőrzési szakaszokon menjen át a számlázás, hogy minél inkább csökkenthető legyen a többletadminisztrációval járó hibák számossága. Az, hogy az elektronikus adatszolgáltatás teljesült, vagy valamilyen hiba folytán mégsem teljesült, az a vevő levonási jogát nem befolyásolja" – emelte ki Sike Olga.
